Mengurus Visa ke Jepang untuk Conference

Pada tanggal 11-15 Juni 2015 saya berencana untuk mengunjungi kota Tokyo, Jepang. Oleh karena itu sebelumnya saya harus mengurus visa untuk berkunjung ke sana, tentunya setelah memiliki paspor.

Prosedur pengurusan paspor ke Jepang diawali dengan mempersiapkan pas photo berwarna, ukurannya cukup unik yaitu 4,5x4,5 dalam satuan centimeter dan background nya berwarna putih. Selain itu juga dipersiapkan beberapa dokumen berikut ini (tipe kunjungan wisata) :

1. Formulir pengurusan visa (bisa download di situs kedutaan/konsulat Jepang), yang harus diisi dengan lengkap
2. Itenary (jadwal perjalanan), formulir juga bisa di download
3. Foto ukuran 4,5x4,5 cukup 1 buah saja
4. Fotokopi Paspor dan Paspor asli
5. Fotokopi Kartu Keluarga
6. Fotokopi KTP dan tanda pengenal lain (semisal kartu mahasiswa)
7. Fotokopi tanda pemesanan hotel
8. Fotokopi tanda booking pesawat pergi dan pulang (beli tiket dulu)
9. Fotokopi rekening 3 bulan terakhir yang sekiranya cukup sebagai jaminan

Untuk lebih jelas silakan buka situs Kedutaan Jepang dan update kembali sekiranya ada perubahan.

Semua dokumen dicetak atau dicopy dalam ukuran A4.
Setelah semua siap, saya berangkat menuju Konsulat Jepang terdekat yaitu di Jalan Sumatera Surabaya. Sampai di pos jaga seluruh HP kita akan diminta untuk ditinggal dalam loker khusus, tidak boleh dibawa di area dalam. Selanjutnya kita akan melewati detektor dan jika semuanya clear akan dipersilakan masuk melalui pintu yang ada.

Sekeluar dari pintu kita akan menemui bangunan untuk pengurusan visa dengan loket yang ada di sana. Jangan kuatir, stafnya berbahasa Indonesia koq, hehe..
Ambil nomer antrian dan tunggu giliran anda.
Jika sudah dipanggil, serahkan semua dokumen dan selanjutnya akan diberikan tanda terima untuk pengambilan 4 hari kerja mendatang.
Catatan : Ini untuk paspor biasa, untuk e-paspor bisa lebih cepat.

Jika ada dokumen yang kurang dan tidak signifikan staf konsulat memperbolehkan untuk menyusulkan dokumen via fax. Kebetulan saya mengalami ini karena tidak membawa fotokopi Kartu Keluarga.
Sangat kooperatif kan? Kesan yang bagus untuk pelayanannya.

Setelah 4 hari berselang, sayapun kembali mengunjungi Konsulat Jepang untuk mengambil visa yang dicetak dan ditempel pada halaman paspor.
Ambil nomer antrian dan tunggu giliran, atau langsung ke loket jika sedang sepi.
Setelah menuju loket, diminta menunggu sejenak untuk diambilkan paspor kita. Selanjutnya akan diminta membayar Rp. 320.000 dalam cash, tidak bisa menggunakan kartu debit/kredit. Dan visa serta pasporpun sudah ada di tangan kita.

Oya, untuk paspor harus diterbitkan setidaknya 6 bulan sebelum keberangkatan, kecuali jika paspor perpanjangan maka harus ditunjukkan juga paspor lama kita.

Sederhana hanya mungkin butuh waktu dan teliti dalam mempersiapkan dokumen, khususnya mengisi formulir dan jadwal perjalanan.

IKA dan Rektor ITS dukung CATFIZ

Suatu hari saya menerima sms di handphone saya, yang meminta waktu untuk berbicara, sambil memperkenalkan diri sebagai Ketua Ikatan Alumni Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya. Pengirim SMS itu kemudian saya kenal sebagai Bapak DR. Ir. Irnanda Laksanawan, yang benar adalah Ketua IKA ITS periode ini. Setelah SMS ini saya balas berlanjut dengan pembicaraan melalui telepon yang intinya mengajak untuk berdiskusi lebih lanjut terkait pengembangan CATFIZ.

Singkat cerita, disepakati untuk bertemu pada acara Ceramah Kebangsaan dengan narasumber adalah KH. Hasyim Muzadi yang pernah menjabat sebagai Ketua Umum PB Nadhlatul Ulama (NU). Sayapun mengundang serta rekan sejawat dari CATFIZ yaitu Mohammad Arfan untuk ikut bergabung di acara ini.

Seusai acara kami diajak oleh Ketua IKA ITS untuk langsung beraudiensi dengan Rektor ITS yaitu Bapak Prof. DR. Ir. Joni Hermana yang kebetulan belum lama dilantik. Dalam perbincangan itu dibahas beberapa hal terkait dengan CATFIZ yang juga merupakan produk karya alumni ITS. Rektor ITS sangat tertarik untuk mengembangkannya di kalangan internal ITS